Twintig minuten is kort om, bijvoorbeeld, een functioneringsgesprek te voeren. Toch zou dat tijdens een assessment rollenspel je opdracht kunnen zijn. Moeilijk? Ja, maar je kunt meer bereiken dan je denkt. Hoe benut je die twintig minuten optimaal?
Waarom een tijdslimiet tijdens het rollenspel?
Timemanagement is voor veel functies belangrijk – en voor veel werknemers lastig. Efficiënt met je tijd omgaan vergt discipline: “timemanagement is zelfmanagement”, wordt wel gezegd. Wie gestructureerd werkt kan in weinig tijd veel bereiken. Zo’n werknemer nemen bedrijven graag in dienst. Competenties als ‘plannen en organiseren’, ‘voortgangscontrole’ of ‘resultaatgerichtheid’ vind je vrijwel in elk assessment terug.
Assessment opdrachten zijn vaak complex en de beschikbare tijd beperkt. “In het echt zou ik minstens een uur uittrekken voor zo’n gesprek!”, verzuchten veel kandidaten na afloop vaak wat gefrustreerd. Om zo’n opdracht toch goed te kunnen volbrengen moet een kandidaat balanceren tussen twee uitersten: grondig elk puntje van de opdracht bespreken en in tijdnood komen of duidelijke prioriteiten stellen met het risico een belangrijk detail onbesproken te laten.
Op het nippertje
Als het rollenspel van start gaat legt de kandidaat haar horloge voor zich op tafel. Ze werpt nog een blik op de agenda die ze heeft opgesteld en knikt. Ze is er klaar voor. Haar openingszinnen zijn krachtig, ze maakt het doel van het gesprek goed duidelijk en laat haar gesprekspartner weten hoeveel tijd beschikbaar is. Het wordt een verhit gesprek en drie minuten voor het verstrijken van de tijd lijkt er nog geen einde in zicht. Ik geef een seintje dat de tijd bijna om is. Ze loopt de gemaakte afspraken nog eens na en rondt het gesprek elegant af, precies op tijd. Gelukkig, anders had ik het rollenspel nogal abrupt moeten afkappen. En dat is nooit prettig.
Hoe haal je het meeste uit een gesprek?
- Stel jezelf een concreet doel. Wat wil je in ieder geval bereiken? ‘Informeren’ is vaag (en dan?), ‘instemming verkrijgen’ is een veel concreter resultaat.
- Bepaal welke essentiële punten je moet bespreken om je doel(en) te behalen. Wees realistisch: gaat dat lukken in de beschikbare tijd? Probeer punten te combineren: misschien is er een gemeenschappelijk aspect. Maak een lijstje.
- Geef bij aanvang aan wat de aanleiding is voor het gesprek, hoeveel tijd er beschikbaar is en wat er in het gesprek bereikt moet worden. Check of de ander dat begrepen heeft.
- Neem in het gesprek de tijd om je lijstje langs te lopen en let op de tijd.
- Maak concrete afspraken: wie gaat wat doen, wanneer kom je erop terug?
- Als de tijd bijna om is en je bent nog maar op de helft van je lijstje: neem je verlies. Liever een prettige afronding en een afspraak voor een volgend gesprek, dan dat je er in de laatste drie minuten nog vijf punten doordrukt.
Ten slotte: een bedrijf neemt je niet (alleen) aan om vrienden te maken met je collega’s en klanten. Je zult ook meetbare resultaten moeten bereiken in lastige gesprekken, dus laat tijdens de testdag zien dat je dit kunt!
Nog nooit een rollenspel gedaan en graag eens oefenen? Dat kan bij ons!
